Các lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe

Kinh doanh quán cafe đã và đang là loại hình được nhiều người triển khai, tuy nhiên để điều hành một quán cafe thì không phải việc đơn giản. Trong quy trình vận hành quán cafe thì bước lựa chọn phần mềm quản lý quán cũng là bước vô cùng quan trọng giúp hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp và chất lượng hơn. Các phần mềm thì có rất nhiều tính năng và cần có những lưu ý cho các “trợ thủ” đó để phù hợp nhất với điều kiện, định hướng của quán. Ở bài viết này thì Zetsu sẽ cùng bạn tham khảo các lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe nhé!

1. Phần mềm quản lý phải có đủ các tính năng cơ bản

- Việc đầu tiên lưu ý là những tính năng cần thiết nhất cho quán và bắt buộc phải có (nếu không có thì bạn nên bỏ ngay phần mềm đang có ý định dùng): quản lý đơn bán hàng, lưu trữ các thông tin và hóa đơn, kiểm soát kho hàng, thống kê và tổng hợp doanh thu, phân tích các dữ liệu và đề xuất kinh doanh phù hợp cho quán ... 

- Giúp cho việc phân công công việc, tính lương, và quản lý chấm công được hiệu quả hơn; quản lý khách hàng giúp cho việc lưu trữ thông tin khách hàng, tương tác và chăm sóc khách hàng được tốt hơn… Một số tính năng các có thể tích hợp vào là quản lý nhân viên, chấm công hoặc tương tác với các khách hàng ... để nâng cao hiệu quả sử dụng và phối hợp chặt chẽ việc kiểm soát tình hình chung của quán, đảm bảo hiệu quả, hạn chế rủi ro và tối ưu lợi nhuận. 
 Phần mềm quản lý phải có đủ các tính năng cơ bản

2. Phần mềm quản lý quán cafe có giao diện đơn giản và dễ sử dụng

- Cần phải chọn phần mềm quản lý quán cafe có giao diện đơn giản và dễ sử dụng vì điều này giúp cho người dùng (chủ quán, nhân viên) có thể sử dụng phần mềm một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

- Phần mềm quản lý nên có giao diện dễ dùng, đơn giản để các nhân viên lẫn chủ quán quản lý đều có thể thao tác dễ dàng và không tốn nhiều thời gian mà vẫn có thể đồng bộ hệ thống quản lý của quán cafe giúp giảm các chi phí không đáng có, tiết kiệm cả thời gian lẫn công sức và vật chất cho nhân viên lẫn chủ quán.

3. Phần mềm quản lý quán cafe cần đảm bảo tính linh hoạt

- Linh hoạt các tính năng để giúp các công việc được hoạt động linh động, các thiết bị liên quan như (máy tính tiền, di động, máy in ...) tùy chỉnh để phù hợp với mô hình và phương hướng kinh doanh của quán trong từng thời điểm và từng giai đoạn khác nhau.

- Ví dụ khi thay đổi các menu, chỉnh sửa và cập nhật các món ăn, giá thành hay các chương trình của quán thì tính năng linh hoạt của phần mềm sẽ giúp đảm bảo hiệu quả cho quán và cho chính lợi ích của khách hàng. 

 Linh hoạt các tính năng để giúp các công việc được hoạt động linh động

4. Phần mềm cần có độ bảo mật cao

- Bên trên có nêu về tính linh hoạt của phần mềm có thể tích hợp, mở rộng các hoạt động nhưng càng cần lưu ý hơn về tính bảo mật của phần mềm khi có nhiều sự trao đổi thông tin như quán cafe. 

- Thông tin tại phần mềm thường có: thông tin khách hàng, thông tin quán, lịch sử giao dịch, các thông tin của đối tác ... nên cần đẩy mạnh những việc sau để tránh rủi ro bị lộ thông tin gây mất uy tín quán, tổn thất tài chính và ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh. Cụ thể, cần mã hóa các dữ liệu việc mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền quản lý và truy cập dữ liệu cũng như xác minh người dùng cẩn thận.


Bên trên có nêu về tính linh hoạt của phần mềm có thể tích hợp, mở rộng các hoạt động nhưng càng cần lưu ý hơn về tính bảo mật của phần mềm 
 

5. Tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm uy tín

- Hiện nay trên thị trường có khá nhiều nơi cung cấp phần mềm quản lý cho các quán cafe và điều này tạo ra một thị trường cung cấp phần mềm khá sôi động. Về cơ bản các tính năng của các phần mềm khá giống nhau, khác nhau chủ yếu ở dịch vụ.

- Nên chọn đơn vị cung cấp phần mềm có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng, có tích hợp cung cấp các thiết bị như máy pos, máy bán hàng,...

Nên chọn đơn vị cung cấp phần mềm có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng
 

Hoạt động trong ngành F&B chưa bao giờ dễ dàng và trong thời buổi cạnh tranh như hiện nay thì các phương pháp tối ưu sẽ đem lại hiệu quả và tránh rủi ro cao nhất cho quán của mình. Bên trên là một số lưu ý về về phần mềm quản lý quán cafe và Zetsu hy vọng các bạn có thể tìm được những thông tin bản thân mình cần. Chúc các chủ quán thành công trong việc xây dựng và quản lý quán cafe của mình nhé!

-----------------
Để mua các sản phẩm của Zetsu, các bạn liên hệ trực tiếp thông qua hotline, inbox fanpage hoặc mua trực tiếp trên website zetsu.vn.

• Hotline: 0985357833
• Fanpage: Máy pha chế Zetsu

-----------------
Zetsu - Giải pháp máy pha chế tối ưu cho chủ quán
1. Địa chỉ:
- Tầng 2, Tòa B, Chung cư Đồng Phát Parkview Tower, KCN Vĩnh Tuy, Hoàng Mai, Hà Nội.
- Số 2 đường Thuỷ Lợi, phường Phước Long A, Quận 9, thành phố Thủ Đức, Hồ Chí Minh.
2. Hotline: 0985357833
3. Email: info@univietnam.com.vn
4. Website: zetsu.vn